Det kan virke svært at afskærme en vigtig forretningsmail. Der er så mange måder at afslutte dit budskab på! I sidste ende afhænger måden du lukker din e -mail dog af et par forskellige faktorer. Disse kan omfatte ting som, hvor godt du kender den person, du skriver til, formålet med e -mailen, og om din e -mail er en del af en kæde. Med disse faktorer i tankerne, lav en passende sidste sætning. Vælg derefter den rigtige afmelding, og beslut dig for, hvad du skal lægge i din signatur.
Trin
Del 1 af 3: Skrivning af dine afsluttende bemærkninger
Trin 1. Mind modtageren om formålet med din e -mail
Der er mange grunde til at skrive en e -mail i en virksomhedsindstilling. At identificere det primære formål med e -mailen hjælper dig med at bestemme den bedste måde at afslutte den på.
- Hvis du f.eks. Fremsætter en anmodning, skal du slutte med noget i stil med "Tak for din tid" eller "Tak for din overvejelse."
- Hvis du reagerer på en anmodning om information eller assistance, kan du slutte med "Jeg håber, det hjælper!" eller "Lad mig vide, hvis der er en anden måde, jeg kan være til hjælp."
- Hvis du opretter et møde ansigt til ansigt, kan du ende med noget i stil med: "Vi ses i næste uge!"
Trin 2. Brug en passende tone til dit publikum
Tænk på, hvor godt du kender den person, du skriver til, hvilket forhold du har til ham, og hvad du forsøger at opnå. En e-mail til en øverste leder eller en vigtig ny klient burde nok være mere formel end en e-mail til en kendt medarbejder.
- For eksempel, hvis du opretter et møde med en klient, kan et godt afsluttende udsagn være noget i retning af:”Jeg ser frem til vores møde den 24. Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte mig på 555-555-5555.”
- På den anden side, hvis du arrangerer et venligt møde med en kollega, du kender godt, kan det være helt fint at afslutte med noget i stil med: “Lyder godt! Vi ses i morgen!:)”
Trin 3. Inkluder ikke en afsluttende erklæring, hvis din e -mail er en del af en kæde
Hvis dette er din første e -mail om emnet ved hånden, eller hvis det er en særlig vigtig e -mail, så er det sandsynligvis en god idé at inkludere en afsluttende tak eller "opfordring til handling". Kortheden er imidlertid vigtig i forretningsmails. Hvis din e -mail er en del af en lang kæde, behøver du muligvis ikke at inkludere noget ud over de mest vigtige oplysninger.
For eksempel, hvis du afslutter en lang samtale via e -mail med din chef om en opgave, behøver du måske ikke at sige meget mere end, "Ok. Jeg får det gjort inden slutningen af dagen på fredag. –M.”
Del 2 af 3: Valg af afmelding
Trin 1. Vælg en afmelding, der matcher tonen i din e-mail
Hvis din e -mail er formel, skal du logge af med noget som "Med venlig hilsen" eller (for et endnu mere formelt strejf) "Med venlig hilsen". For mindre formelle e -mails har du det måske fint med at bruge noget som "Pas på" eller "Skål".
Hvis du har haft tidligere e-mails fra den person, du skriver til, kan du se på vedkommendes afmelding og matche din tone til deres. For eksempel, hvis de har en tendens til at skrive under med noget som "Venlig hilsen", skal du afmelde med et lignende formalitetsniveau
Trin 2. Brug en afmelding, der passer til dit formål
Ligesom den afsluttende sætning kan et afmelding også afspejle formålet med din e-mail. For eksempel, hvis du fremsætter en simpel anmodning eller kort udtrykker taknemmelighed for noget, kan du bruge et tegn som "Mange tak" eller "Mange tak" efterfulgt af din underskrift.
Trin 3. Undgå alt for kærligt
Medmindre du kender den person, du skriver til meget godt, skal du undgå alt for slanget, uformelt eller kærligt. Generelt bør ting som "Kærlighed", "XOXO" eller "Knus" ikke bruges i forretningsmails.
Trin 4. Spring over afmeldingen i korte eller kæde-e-mails
Hvis din e-mail er en del af en lang kæde, eller hvis du forsøger at kommunikere noget meget kort og hurtigt til en medarbejder, er det muligvis slet ikke nødvendigt at inkludere en afmelding.
Hvis du ikke føler dig tryg ved at springe helt over afmeldingen, er en simpel afmelding som –Bernice eller –B. skulle være fint til korte, uformelle e -mails
Del 3 af 3: Underskrivelse af din e -mail
Trin 1. Inkluder dine grundlæggende identificerende oplysninger
Hvor mange oplysninger, du medtager i din underskrift, afhænger af, hvor godt du kender din korrespondent, og hvor ofte du har kommunikeret med dem.
- En førstegangs-e-mail skal sandsynligvis indeholde mindst dit fulde navn, jobtitel, arbejdssted og telefonnummer.
- Når du kommunikerer med en medarbejder eller en, du sender ofte en e-mail, er det sandsynligvis tilstrækkeligt at underskrive med dit fornavn eller din initial.
Trin 2. Hold din signatur kort
Generelt er det bedst ikke at rode en forretningsmail med en masse ekstra tekst og billeder. Undgå at tilføje noget unødvendigt til din e -mailsignatur, f.eks. Citater, prangende grafik eller en masse links.
Trin 3. Opret en automatisk signatur
Hvis du ikke har lyst til at skrive din jobtitel og kontaktoplysninger ud hver gang du sender en vigtig e -mail, kan du oprette en signatur, som din e -mail -klient automatisk kan føje til dine meddelelser.
Nogle programmer, som Outlook, giver dig mulighed for at oprette flere signaturer, så du kan vælge den, der er bedst egnet til enhver given e -mail
Tips
-
Din signatur skal se sådan ud:
- Med venlig hilsen,
- Jane Doe, markedsanalytiker
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Det er meget let i de fleste e -mail -klienter som Outlook osv. At oprette en signatur, der automatisk bliver vedhæftet hver e -mail.
Advarsler
- Få en anden person til at dobbelttjekke dit arbejde, hvis det er muligt. Der er ingen erstatning for korrekt korrekturlæsning.
- Rediger og korrekturlæs alle bogstaver, før du sender dem - det vil sige læse igennem for korrekt grammatik og stavning, og fjern typografiske fejl. Skift tvetydigt sprog, f.eks. Ord og sætninger, der er uklare, eller som har en dobbelt betydning.
- Brug af en stavekontrol er ikke ufeilbarlig, da softwaren ofte vil indsætte et ord korrekt stavet, men ikke det korrekte ord for konteksten. At have "bankroll" ændret til "blank roll" ændrer virkelig meningen med sætningen. Du skal også stole på din egen viden om grammatikens finesser, da softwarens forslag ikke altid er rigtige.
