At lære at bruge Mail Merge i Microsoft Word kan være en skræmmende opgave, hvis du prøver at bruge Microsoft Hjælp. Vi skitserer en meget mere lineær proces - at oprette en adressefil i Excel, fusionere i Word og tilføje hensigter og finere detaljer. Denne enkle proces kan spare dig for timevis af ballade med etiketter, så du ikke kan ty til at skrive dem senere!
Bemærk: Dette er til Office 2003; instruktioner for andre versioner kan variere.
Trin
Trin 1. Opret en adressefil i Microsoft Excel ved at indsætte navne og adresser på følgende måde:
Trin 2. Række 1 skal have overskrifterne, før du begynder at tilføje adresserne fra række 2 og fremefter
- Placer fornavnene i kolonne A.
- Placer efternavnene i kolonne B.
- Placer gadeadresserne i kolonne C.
- Placer byerne i kolonne D.
- Placer amtet i kolonne E.
- Placer postnumrene i kolonne F.
- Gem filen. Husk placeringen og navnet på filen.
- Luk Excel.
Trin 3. Åbn Word, og gå til "Værktøjer/bogstaver" og "Mailings/Mail Merge"
Hvis Opgaveruden ikke er åben i højre side af skærmen, skal du gå til Vis/Opgaverude og klikke på den. Opgaveruden skal vises
Trin 4. Udfyld valgknappen Etiketter i opgavevinduet
Trin 5. Klik på Etiketindstillinger, og vælg den etiket, du bruger, fra listen
Klik på OK, når du har valgt.
Trin 6. Klik på Næste:
"Vælg modtagere".
Trin 7. Klik på "Gennemse", og gå til den fil, du lige har gemt i Excel og gemt i Mine dokumenter
Åbn denne fil, og en dialogboks åbnes. Alle modtagere skal vælges som standard. Hvis ikke, skal du gøre det og klikke på OK.
Trin 8. Klik på Næste:
"Arranger dine etiketter".
Trin 9. Klik på "Flere elementer
.. "Lad Databasefelter (øverst til højre) markere, og klik på de felter, du vil have indsat. Klik på dem i den rækkefølge, de vises på etiketten. Dette er normalt Fornavn, Efternavn, Gadeadresse, By, amt, Post ignorer, at de alle ender på en enkelt linje, når du er færdig med at vælge, kan du tilføje mellemrum og vognretur, hvor du vil have dem på etiketten. Når du har alle felter indsat, skal du klikke på OK. Hvis du glemmer et sted markøren, hvor du vil have den til at gå (feltet til højre for markøren bliver sandsynligvis grå-det er OK), klik derefter på "Flere elementer …" igen og vælg det felt, du vil tilføje. Klik en gang på LUK i vinduet du er færdig med at indsætte alle de felter, du har brug for.
Trin 10. Tilføj mellemrum og vognretur, så etiketten ser korrekt ud
Ignorer det, når feltet efter placeringen for en af dem bliver grå, vil rummet blive tilføjet i stedet for at erstatte feltet.
Trin 11. Vi skubber hele adressen lidt til højre ved at "øge indrykket" en gang
Dette afhænger af størrelsen på den etiket, du bruger, men ser bedre ud!
Hvis alt er, hvor du vil have det, skal du klikke på Opdater alle etiketter. Du skal se felterne kopieret til alle etiketter
Trin 12. Klik på Næste:
"Forhåndsvis dine etiketter".
Trin 13. Hvis du er tilfreds, skal du klikke på Næste:
"Fuldfør fletningen". På denne skærm kan du redigere individuelle etiketter eller udskrive. det er værd at klikke på EDIT INDIVIDUAL LABELS og klikke på ALL og OK, selvom du er tilfreds med det, så du kan få adgang til alle siderne med etiketter.
Gem filen, før du gør noget andet
Trin 14. Du kan også bruge kommercielle onlineværktøjer til at udføre din fletning af mail til at oprette etiketter
Fordelen er, at de kan være lettere og hurtigere at bruge.
