Sådan konverteres et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter

Indholdsfortegnelse:

Sådan konverteres et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter
Sådan konverteres et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter

Video: Sådan konverteres et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter

Video: Sådan konverteres et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter
Video: 💦Blackview BV9200 ÆRLIG stødsikker ANMELDELSE 2024, Marts
Anonim

Denne wikiHow lærer dig, hvordan du opretter et adresseark i LibreOffice Calc til brug i en LibreOffice Writer -mailfletning. Når du har oprettet dit regneark og gemt det i det korrekte format, skal du slutte det til Writer, før du kan begynde at mærke felter i dit dokument. Heldigvis kommer LibreOffice Writer med et hurtigt værktøj til oprettelse af database, der gør processen til et stykke kage.

Trin

Del 1 af 3: Oprettelse af regnearket

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 1
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 1

Trin 1. Åbn LibreOffice Calc

Du finder det i din Windows Start -menu eller i din Macs mappe Programmer. Calc er en regnearksapp, der minder meget om Microsoft Excel og Google Sheets.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 2
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 2

Trin 2. Mærk dine kolonneoverskrifter

Du vil gerne bruge relevante overskriftstitler som navn, adresse, tilstand og postnummer osv. Disse etiketter skal gå ind i separate celler i den første række i regnearket.

  • Det kan være nyttigt at mærke hver kolonne til den mindst mulige information. For eksempel kan du i stedet for en enkelt kolonne kaldet Adresse bruge StreetAddress, State og Zip. I stedet for en kolonne for Navn, kan du lave Fornavn og Efternavn.
  • De faktiske headerkolonner skal tilpasses dine behov.
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 3
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 3

Trin 3. Fyld kolonner med de data, der skal flettes

Hver række skal indeholde dataene for en kontaktperson. Når du har indtastet den første kontaktperson på den første tilgængelige række, skal du indtaste den næste kontaktperson på den næste række osv.

Du behøver ikke at bruge nogen særlig formatering eller typografier (f.eks. Fed skrift), da dataene formateres af dit fletningsdokument

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 4
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 4

Trin 4. Gem filen som i ODF -filformatet

ODF -filformatet slutter med. ODS -filtypen, hvilket kan virke lidt underligt, men det er korrekt. Sådan gemmer du regnearket:

  • Klik på Fil menuen øverst til venstre, og vælg Gem som.
  • Gå til den mappe, hvor du vil gemme filen. Du skal huske denne placering.
  • Vælg ODF -regneark (*.ods) fra rullemenuen "Gem som type" eller "Format".
  • Klik på Gemme. På dette tidspunkt er du velkommen til at lukke Calc -appen.

Del 2 af 3: Tilslutning af regnearket

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 5
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 5

Trin 1. Åbn Libre Writer

Du finder det i din Windows Start -menu eller i din Macs mappe Programmer.

Bare rolig om at udarbejde dit brev eller dokument endnu-du forbinder bare adresserne med Writer for nu

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 6
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 6

Trin 2. Åbn guiden Adressedatakilde

Dette værktøj gør det let at oprette en database fra dit regneark. At gøre dette:

  • Klik på Fil menuen øverst til venstre.
  • Klik på Troldmænd på menuen.
  • Klik på Adressedatakilde.
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 7
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 7

Trin 3. Vælg "Anden ekstern datakilde", og klik på Næste

Det er den sidste mulighed.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 8
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 8

Trin 4. Klik på knappen Indstillinger

Vinduet "Opret adressedatakilde" vises.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 9
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 9

Trin 5. Vælg "Regneark" og klik på Næste

Dette fortæller Writer, at du arbejder med regnearksformatet.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 10
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 10

Trin 6. Vælg det regneark, du har oprettet, og klik på Næste

For at gøre dette skal du klikke på Gennemse -knappen, naviger til regnearket, der indeholder adresser (slutter med. ODS-filtypen), og dobbeltklik på regnearket for at vælge det.

For at kontrollere, at du har valgt et regneark, der kan bruges, skal du klikke på Test forbindelse knappen i nederste højre hjørne. Du bør se en meddelelse, der siger, at forbindelsen blev oprettet. Hvis du ser en fejl, har du muligvis valgt den forkerte fil eller gemt den i det forkerte format.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 11
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 11

Trin 7. Klik på knappen Afslut

Nu hvor du har forbundet regnearket, kan du begynde at importere dataene.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 12
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 12

Trin 8. Klik på Næste for at fortsætte

Gør ikke klik på knappen "Feltopgave", da det ikke fungerer for dit regneark.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 13
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 13

Trin 9. Navngiv databasefilen (. ODB)

Tag et kig på filnavnet i feltet "placering"-filen kaldes "Addresses.odb" som standard. Du kan beholde dette navn, hvis du vil, eller ændre det til noget andet-bare husk at beholde. ODB for enden af filnavnet.

  • Hvis feltet "Integrer denne adressebogdefinition i det aktuelle dokument" er markeret, skal du fjerne markeringen i det nu.
  • Feltet "Adressebogsnavn" er den måde, denne adresseliste vil blive vist i andre LibreOffice -apps. Du er velkommen til at ændre dette, hvis du vil.
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 14
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 14

Trin 10. Klik på Udfør

Dit regneark er nu forbundet til LibreOffice Writer og klar til brug i din fletning.

Databasen forbliver også tilgængelig til brug i fremtidige formbreve eller dokumenter

Del 3 af 3: Oprettelse af dit mailfletningsdokument

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 15
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 15

Trin 1. Åbn et nyt dokument i LibreOffice Writer

Hvis du allerede har oprettet dit formularbrev, etiketark eller konvolutskabelon, skal du åbne det nu.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 16
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 16

Trin 2. Åbn panelet Datakilder

For at gøre dette skal du klikke på Udsigt menuen øverst, og vælg derefter Data kilder. Du kan se værdierne for dit adresseark i panelet øverst i dokumentet. Panelet forbliver der for at gøre det let for dig.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 17
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 17

Trin 3. Formater dokumentet, som du gerne vil have det vist

Hvis du f.eks. Skriver et formularbrev, skal du skrive brevet, hvordan du gerne vil have, at det skal se ud.

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 18
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 18

Trin 4. Træk datakolonneoverskrifterne til deres tilsvarende placeringer

Datakolonneoverskrifterne er de grå etiketter over adressedataene i det øverste panel. Hvis du f.eks. Skriver et bogstav og vil have det til at begynde med "Kære (fornavn)", vil du skrive ordet Kære, trække i Fornavn kolonneoverskrift til det sted, hvor du vil skrive et navn, og indtast derefter et komma.

Når du trækker en kolonneoverskrift til den ønskede placering, vises den med trekantede parenteser på hver side (f.eks:)

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 19
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 19

Trin 5. Gem dit dokument

For at sikre, at der ikke sker noget med dit hårde arbejde, skal du klikke på Fil menu og vælg Gem som. Filen skal gemmes med. ODT -filtypen, så vælg ODF -tekstdokument (*.odt) fra menuen "Gem som type" eller "Format".

Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 20
Konverter et LibreOffice -regneark til en database til postfletningsdokumenter Trin 20

Trin 6. Udskriv dit dokument

Trinene til at gøre dette varierer afhængigt af, hvad du udskriver.

  • Hvis du udskriver et formularbrev, skal du klikke på Fil menu og vælg Print. Du bliver spurgt, om du vil udskrive en formular, vælg bogstav Ja når du bliver bedt om det. Hvis du ikke vil udskrive bogstaver for alle personer på adresselisten, skal du holde Ctrl (PC) eller Kommando (Mac) -tasten, mens du klikker på dem, du vil udskrive. Klik på Okay, og udskriv derefter som ønsket.
  • Hvis du opretter etiketter, skal du gå til Fil > Ny > Etiketter, vælg databasen, tabellen og felterne. I bunden skal du vælge den type etiketpapir, du udskriver til (f.eks. Avery A4) og andre yderligere etiketfremstillingsindstillinger, og derefter klikke på Gemme. Derfra, på Muligheder fane, klik Synkroniser indhold, og så Nyt dokument for at oprette dit etiketark. Du kan derefter udskrive det dokument efter behov ved at vælge Fil > Print.

Anbefalede: