Microsoft Access er et program til oprettelse af databaser, der giver alle mulighed for nemt at vedligeholde og redigere en database. Det er velegnet til alt fra små projekter til store virksomheder og er et meget visuelt program. Dette gør den fantastisk til at udføre dataindtastning, da du ikke behøver at arbejde med tabeller og regneark.
Trin
Del 1 af 6: Oprettelse af en ny database
Trin 1. Klik på fanen Filer, og vælg "Ny"
Databasen er, hvad der vil indeholde alle dine data i dens forskellige former. Du kan vælge at oprette en tom database, en tom webdatabase eller vælge mellem en række skabeloner.
- En tom database er en standard Access -database og er god til lokal brug. Oprettelse af en tom database vil også oprette en tabel.
- Webdatabaser er designet til at være kompatible med Access's webpubliceringsværktøjer. Oprettelse af en tom database vil også oprette en tabel.
- Skabeloner er præbyggede databaser designet til en lang række anvendelser. Vælg en skabelon, hvis du ikke vil bruge meget tid på at sammensætte databasestrukturen.
Trin 2. Navngiv din database
Når du har valgt en databasetype, skal du give den et navn, der afspejler, hvad den er til. Dette vil især være nyttigt, hvis du skal arbejde med flere forskellige databaser. Indtast filnavnet på din database i feltet "Filnavn". Vælg "Opret" for at generere den nye databasefil.
Del 2 af 6: Tilføjelse af data til databasen
Trin 1. Bestem den bedste struktur for dine data
Hvis du opretter en tom database, vil du tænke over den bedste måde at organisere dine data på og tilføje den relevante struktur. Der er flere måder, du kan formatere og interagere med dine data i Access:
- Tabeller - Dette er den vigtigste måde, hvorpå data gemmes i din database. Tabeller kan sammenlignes med regneark i Excel: dataene er organiseret i rækker og kolonner. På grund af dette er import af data fra Excel og andre regnearksprogrammer en forholdsvis ligetil proces.
- Formularer - Formularer er den måde, data tilføjes til din database. Selvom du kan indtaste dataene i databasen direkte i tabellerne, giver brug af formularer mulighed for hurtigere og mere visuel dataindtastning.
- Rapporter - Disse opsummerer og viser dataene i din database. Rapporter er til analyse af data og returnering af svar på specifikke spørgsmål, f.eks. Hvor meget overskud der blev opnået, eller hvor kunderne befinder sig. Disse er normalt designet til at blive udskrevet.
- Forespørgsler - Sådan henter og filtrerer du dine data. Du kan bruge forespørgsler til at vise specifikke poster fra flere tabeller. Du kan også bruge forespørgsler til at oprette og opdatere data.
Trin 2. Opret din første tabel
Hvis du starter en tom database, begynder du automatisk med en tom tabel. Du kan begynde at indtaste dine data i denne tabel, enten i hånden eller ved at kopiere og indsætte fra en anden kilde.
- Hvert stykke data skal have sin egen kolonne (felt), mens hver post skal være en separat række. For eksempel ville hver række være en kunde, mens hvert felt ville være et andet stykke information om denne kunde (fornavn, efternavn, e -mail -adresse, telefonnummer osv.).
- Du kan omdøbe kolonneetiketterne for at gøre det let at se, hvilket felt der er hvad. Dobbeltklik på kolonneoverskriften for at ændre navnet.
Trin 3. Importer data fra en anden kilde
Hvis du vil importere fra en understøttet fil eller placering, kan du indstille Access til at få fat i oplysningerne og tilføje dem til din database. Dette er nyttigt til at få fat i data fra en webserver eller en anden delt ressource.
- Klik på fanen Eksterne data.
- Vælg den filtype, du importerer. I afsnittet "Import og link" kan du se et par muligheder for datatyper. Du kan klikke på knappen Mere for at se flere muligheder. ODBC står for Open Database Connectivity og indeholder databaser som SQL.
- Naviger til placeringen af dataene. Hvis den er på en server, skal du angive serveradressen.
- I det næste vindue skal du vælge "Angiv, hvordan og hvor du vil gemme dataene i den aktuelle database." Vælg "OK". Følg trinene for at importere dine data.
Trin 4. Tilføj en anden tabel
Du vil gerne beholde dine forskellige poster i forskellige databaser. Dette hjælper med at holde dine databaser kørende. Du kan f.eks. Have en tabel med kundeoplysninger og en anden tabel til ordreinformation. Du vil derefter kunne knytte kundeoplysningerne til ordreoplysningstabellen.
Klik på tabelknappen i afsnittet Opret på fanen Startside. En ny tabel vises i din database. Du kan indtaste oplysninger på samme måde, som du gjorde for den første tabel
Del 3 af 6: Dækning af tabelforhold
Trin 1. Forstå, hvordan nøgler fungerer
Hver tabel har en primær nøgle, der er unik for hver post. Som standard opretter Access en ID -kolonne, der stiger i antal for hver post. Dette er angivet som den primære nøgle. Tabeller kan også have udenlandske nøgler. Dette er felter, der er knyttet til en anden tabel i databasen. De sammenkædede felter vil indeholde de samme data.
- For eksempel kan du i din Ordrer -tabel have et kunde -id -felt til at spore, hvilken kunde der har bestilt hvilket produkt. Du kan oprette en relation til dette felt med feltet ID i din kundetabel.
- Brug af relationer hjælper med at holde dine data konsekvente, effektive og læsbare.
Trin 2. Klik på fanen Databaseværktøjer
Klik på knappen Relationer i afsnittet Relationer. Dette åbner et nyt vindue med en oversigt over alle tabellerne i databasen. Hvert felt vil blive angivet under sit bords navn.
Du skal have oprettet feltet til den udenlandske nøgle, før du opretter forholdet. Hvis du f.eks. Vil bruge kunde -id'et i tabellen Ordrer, skal du oprette et felt i tabellen Ordrer ved navn Kunde og lade det stå tomt. Sørg for, at det er det samme format som det felt, du linker (tal i dette tilfælde)
Trin 3. Træk det felt, du vil bruge som en fremmed nøgle
Slip det til det felt, du har oprettet til den udenlandske nøgle. Klik på Opret i det vindue, der vises, for at angive forholdet for felterne. Der vises en linje mellem de to tabeller, der forbinder felterne.
Marker afkrydsningsfeltet til "Håndhæv referentiel integritet", når du opretter forholdet. Det betyder, at hvis data ændres i det ene felt, opdateres det andet felt automatisk. Dette hjælper med at holde dine data nøjagtige
Del 4 af 6: Forespørgsler
Trin 1. Forstå forespørgslernes rolle
Forespørgsler er handlinger, der giver dig mulighed for hurtigt at se, tilføje og redigere dataene i din database. Der findes en lang række forespørgselstyper, lige fra simple opslag til oprettelse af nye tabeller baseret på eksisterende data. Forespørgsler er vigtige værktøjer til opbygning af rapporter.
Forespørgsler er opdelt i to hovedtyper: Vælg og Handling. Vælg forespørgsler træk data fra tabeller og kan foretage beregninger. Handlingsforespørgsler kan tilføje, redigere og slette data fra tabeller
Trin 2. Brug forespørgselsguiden til at oprette en grundlæggende Select -forespørgsel
Hvis du vil oprette en grundlæggende udvalgsforespørgsel, kan du bruge forespørgselsguiden til at guide dig gennem trinene. Du kan få adgang til forespørgselsguiden fra fanen Opret. Dette giver dig mulighed for at se bestemte felter fra en tabel.
Oprettelse af en udvalgt forespørgsel med kriterier
Trin 1. Åbn værktøjet til forespørgselsdesign
Du kan bruge kriterier til at indsnævre din udvalgte forespørgsel og kun vise de oplysninger, du har brug for. Klik på fanen Opret for at starte, og vælg Forespørgselsdesign.
Trin 2. Vælg dit bord
Boksen Vis tabel åbnes. Dobbeltklik på den tabel, du vil køre forespørgslen på, og klik derefter på Luk.
Trin 3. Tilføj felter, der skal hentes
Dobbeltklik på hvert felt i tabellen, som du vil føje til forespørgslen. Felterne tilføjes til designgitteret.
Trin 4. Tilføj dine kriterier
Du kan bruge flere forskellige typer kriterier, f.eks. Tekst eller funktioner. For eksempel, hvis du kun ville vise priser højere end $ 50 fra dit "Priser" -felt, ville du indtaste
=50
ind i kriterierne. Hvis du kun ville vise kunder fra Storbritannien, ville du skrive
Storbritannien
ind i kriteriefeltet.
Du kan bruge flere kriterier pr. Forespørgsel
Trin 5. Klik på Kør for at se dine resultater
Kør -knappen findes på fanen Design. Dine forespørgselsresultater vises i vinduet. Tryk på Ctrl + S for at gemme forespørgslen.
Oprettelse af en forespørgsel med parametre
Trin 1. Åbn værktøjet til forespørgselsdesign
En parameterforespørgsel giver dig mulighed for at angive, hvad du vil hente hver gang forespørgslen køres. Hvis du f.eks. Har en database med kunder fra forskellige byer, kan du køre en parameterforespørgsel for at spørge, hvilken by du vil vise resultater for.
Trin 2. Opret en udvalgt forespørgsel, og angiv tabellerne
Tilføj felter, der skal hentes i forespørgslen ved at dobbeltklikke på dem i tabeloversigten.
Trin 3. Tilføj en parameter til afsnittet Kriterier
Parametre er angivet med "" omkring parameteren. Teksten inde i parenteserne vises i den prompt, der vises, når forespørgslen køres. Hvis du f.eks. Vil bede om byen, skal du klikke på cellen Kriterier for feltet by og skrive
[Hvilken by?]
Du kan afslutte parametre med “?” eller “:”, men ikke med “!” eller "."
Trin 4. Lav en forespørgsel med flere parametre
Du kan bruge flere parametre til at oprette et tilpasset område til dine forespørgselsresultater. Hvis feltet f.eks. Er et Datofelt, kan du returnere et datointerval ved at skrive
Mellem [Indtast startdato:] Og [Indtast slutdato:]
. Du modtager to prompts, når du kører forespørgslen.
Oprettelse af en forespørgsel om tabel
Trin 1. Klik på fanen Opret, og vælg Forespørgselsdesign
Du kan bruge forespørgsler til at trække specifikke data fra eksisterende tabeller og oprette en ny tabel med disse data. Dette er især nyttigt, hvis du vil dele bestemte dele af din database eller oprette specifikke formularer til delsæt af din database. Du skal først oprette en almindelig forespørgsel.
Trin 2. Vælg de tabeller, du vil hente data fra
Dobbeltklik på de tabeller, du vil trække dine data fra. Du kan trække fra flere borde, hvis det er nødvendigt.
Trin 3. Vælg de felter, du vil hente data fra
Dobbeltklik på hvert felt, du vil tilføje fra tabeloversigten. Det tilføjes til dit forespørgselsgitter.
Trin 4. Angiv dine kriterier
Hvis du vil angive specifikke data fra et felt, skal du bruge kriteriesektionen til at indstille filteret. Se afsnittet "Oprettelse af en udvalgt forespørgsel med kriterier" ovenfor for flere detaljer.
Trin 5. Test din forespørgsel for at sikre, at den returnerer de ønskede resultater
Inden du opretter din tabel, skal du køre forespørgslen for at sikre, at den trækker alle de korrekte data. Juster dine kriterier og felter, indtil du får alle de data, du ønsker.
Trin 6. Gem forespørgslen
Tryk på Ctrl + S for at gemme forespørgslen til senere brug. Det vises i din navigationsramme i venstre side af skærmen. Klik på forespørgslen for at vælge den igen, og klik derefter på fanen Design.
Trin 7. Klik på knappen "Lav tabel" i gruppen Forespørgselstype
Der vises et vindue, der beder om dit nye bordnavn. Indtast navnet på tabellen, og klik på OK.
Trin 8. Klik på knappen Kør
Din nye tabel oprettes med den forespørgsel, du har oprettet. Tabellen vises i din navigationsramme til venstre.
Oprettelse af en tilføjelsesforespørgsel
Trin 1. Åbn en tidligere oprettet forespørgsel
Du kan bruge en tilføjelsesforespørgsel til at føje data til en tabel, der allerede findes fra en anden tabel. Dette er nyttigt, hvis du har brug for at tilføje flere data til en tabel, du har oprettet med en forespørgsel om en tabel.
Trin 2. Klik på knappen Tilføj på fanen Design
Dette åbner dialogboksen Tilføj. Vælg den tabel, du vil tilføje.
Trin 3. Rediger kriterierne for din forespørgsel, så den matcher det, du vil tilføje
Hvis du f.eks. Har oprettet en tabel med kriterierne "2010" for feltet År, skal du ændre den til det år, du vil tilføje, f.eks. "2011".
Trin 4. Angiv, hvor dataene skal tilføjes
Sørg for at angive de korrekte felter for hver kolonne, du tilføjer. Når du f.eks. Bruger ovenstående ændringer, skal data tilføjes til feltet År på rækken Tilføj til.
Trin 5. Kør forespørgslen
Klik på knappen Kør på fanen Deign. Forespørgslen køres, og dataene tilføjes til tabellen. Du kan åbne tabellen for at kontrollere, at dataene blev tilføjet korrekt.
Del 5 af 6: Oprettelse og brug af formularer
Trin 1. Vælg den tabel, du vil oprette en formular til
Formularer giver dig mulighed for let at se dataene for hvert felt samt hurtigt skifte mellem poster eller oprette nye. Formularer er afgørende i længere perioder med dataindtastning, da de fleste mennesker finder dem meget lettere at arbejde med end tabeller.
Trin 2. Klik på knappen Formular på fanen Opret
Dette vil automatisk oprette en formular baseret på felterne i tabellen. Access gør et ret godt stykke arbejde med automatisk at oprette felter med den korrekte størrelse, men du kan ændre størrelsen og flytte rundt på alle elementer i den formular, du ønsker.
- Hvis du ikke ønsker, at et bestemt felt skal vises på formularen, kan du højreklikke på det og vælge Slet.
- Hvis dine tabeller har relationer, vises der et datablad under hver post, der viser de tilsluttede data. Du kan redigere dine tilsluttede data på denne måde meget lettere. For eksempel kan hver sælger i din database have en kundedatabase knyttet til deres rekord.
Trin 3. Naviger i din nye formular
Piletasterne i bunden bevæger sig fra rekord til rekord. Felterne vil blive udfyldt af dine rekorddata, når du skifter mellem dem. Du kan bruge knapperne på kanterne til at gå til den første eller sidste post.
Trin 4. Klik på databladsknappen for at bruge tabellen
Dette er placeret i øverste venstre hjørne og giver dig mulighed for at begynde at ændre værdierne for din tabel ved hjælp af formularen.
Trin 5. Foretag ændringer af eksisterende optegnelser
Du kan redigere teksten i et hvilket som helst felt i hver post for at ændre dataene i tabellen. Ændringerne afspejles automatisk i tabellen såvel som i alle tilsluttede tabeller.
Trin 6. Tilføj nye poster
Klik på knappen "Tilføj post" nær navigationsknapperne for at oprette en ny post i slutningen af listen. Du kan derefter bruge felterne til at indtaste data i den tomme post i tabellen. Dette er en meget lettere måde at tilføje nye oplysninger end via tabelvisningen.
Trin 7. Gem formularen, når du er færdig
Sørg for at gemme din formular ved at trykke på Ctrl + S, så du let kan få adgang til den igen senere. Det vises i din navigationsramme i venstre side af skærmen.
Del 6 af 6: Oprettelse af en rapport
Trin 1. Vælg din tabel eller forespørgsel
Rapporter giver dig mulighed for hurtigt at vise resuméer af dine data. De bruges ofte til indkomst- og forsendelsesrapporter og kan skræddersys til næsten enhver brug. Rapporter trækker data fra enten tabeller eller forespørgsler, som du har oprettet.
Trin 2. Klik på fanen Opret
Vælg den rapporttype, du vil oprette. Der er et par forskellige måder, hvorpå du kan oprette en rapport. Adgang kan oprette din rapport automatisk for dig, eller du kan oprette en tilpasset rapport.
- Rapport-Dette opretter en automatisk rapport med alle data fra din kilde. Intet vil blive grupperet, men for små databaser er dette sandsynligvis tilstrækkeligt til at vise, hvad du har brug for.
- Tom rapport - Dette vil oprette en tom rapport, som du kan udfylde med dine data, som du finder passende. Du vil kunne vælge mellem et hvilket som helst tilgængeligt felt for at oprette en tilpasset rapport.
- Rapportguide - Rapportguiden guider dig gennem rapportoprettelsesprocessen, så du kan vælge og gruppere dine data og derefter formatere dem i overensstemmelse hermed.
Trin 3. Angiv en kilde til en tom rapport
Hvis du har valgt at oprette en tom rapport, skal du vælge en kilde til den. Klik først på fanen Arranger, og vælg derefter Egenskabsark. Alternativt kan du også trykke på alt="Image" + Enter.
Klik på pil ned ved siden af feltet Record Source. En liste over dine tilgængelige tabeller og forespørgsler vises. Vælg en, og den vil blive tildelt rapporten
Trin 4. Føj felter til din rapport
Når du har en kilde, kan du begynde at tilføje felter fra den til din rapport. Klik på fanen Format, og klik derefter på Tilføj eksisterende felter. Feltlisten vises i den højre ramme.
- Klik og træk de felter, du vil tilføje, til designrammen. Posten vises i rapporten. Når du tilføjer flere felter, vil de automatisk blive stillet op med eksisterende felter.
- Du kan ændre størrelsen på felterne ved at klikke på kanterne og trække med musen.
- Slet felter fra rapporten ved at klikke på overskriften og trykke på tasten Slet.
Trin 5. Føj grupper til din rapport
Grupper giver dig mulighed for hurtigt at analysere oplysninger i en rapport, da de giver dig mulighed for at organisere relaterede oplysninger. Du kan f.eks. Gruppere salg efter region eller sælger. Grupper tillader dig at gøre dette.
- Klik på fanen Design, klik på knappen Gruppér og sorter.
- Højreklik på en hvilken som helst del af feltet, du vil føje til en gruppe. Vælg Group On i menuen.
- Der oprettes et overskrift for gruppen. Du kan justere overskriften til, hvad du vil mærke gruppen.
Trin 6. Gem og del din rapport
Når din rapport er færdiggjort, kan du gemme den og derefter dele den eller udskrive den som ethvert dokument. Brug dette til at dele virksomhedens resultater med investorer, kontaktoplysninger til medarbejdere og meget mere.
