Microsoft Project er et program til projektstyring, der er mærket under Microsoft Office -pakken. Applikationen giver brugerne mulighed for at kontrollere alle aspekter af styring af et projekt, herunder budgettering, planlægning og ressourceforvaltning. Af denne grund bruges softwaren kraftigt i bygge- og ingeniørindustrien. En af de vigtigste, men ofte oversete dele af projektstyringsprocessen er at allokere ressourcer korrekt. Når først en projektplan er oprettet, skal den normalt ændres for at undgå overallokering af en bestemt ressource (f.eks. En underentreprenør), hvilket får planen til at blive holdt op. At vide, hvordan du allokerer ressourcer i Microsoft Project, hjælper dig med at holde styr på dit projekt fra start til slut.
Trin
Trin 1. Overvej tilgængeligheden af ressourcer, når du estimerer opgavens varighed
Dette trin er afgørende, men ofte overset. Ressourcer skal overvejes under konstruktionen af skemaet, ikke kun bagefter. Vær særlig opmærksom på samtidige opgaver (dem, der sker på samme tid), der bruger de samme ressourcer. For eksempel kan du med rette antage, at både de indvendige og ydervægge i en bygning kunne indrammes på samme tid. Hvis du dog kun har 1 tømrer på projektet, er dette ikke muligt.
Start dine opgavens varighedsestimater ved at estimere det samlede antal arbejdstimer, der skal til for at fuldføre opgaven. Ved at fokusere på arbejdstimer frem for samlede arbejdsdage tager du højde for, hvor mange ressourcer der skal bruges
Trin 2. Opret og organiser alle dine ressourcer
Den bedste måde at holde dine ressourcer organiseret på er gennem ressourcearket. For at få adgang til dette ark skal du klikke på menuen "Vis" og vælge "Ressourceark". Sørg for, at alle dine ressourcer har klare navne, og sørg for i det mindste at angive ressourcetypen.
- Arbejdsressourcer er de mest nyttige og bør bruges til at kategorisere personer, der vil bruge tid på at arbejde med opgaver. På et lille projekt kan denne type ressourcer henvise til hvert teammedlem ved navn. På et større projekt kan denne ressource angive forskellige underleverandører.
- Materialeressourcer bør referere til materialer, der bliver brugt op under arbejdet, såsom tømmer, søm og benzin.
- Kostnadsressourcer skal bruges til at spore ressourcer, der har en klar omkostningssats knyttet til sig. Den daglige sats for leje af en kran eller en påhængsvogn kan spores som en omkostningsressource.
Trin 3. Tildel hver arbejdsopgave til en ressource
Når du har oprettet tidsplanen i Gantt -diagramvisningen, skal du angive, hvilke ressourcer der er knyttet til hver opgave. For at gøre dette skal du finde opgavens linje i panelet til venstre og klikke på cellen i kolonnen "Ressource". Der vises en rullemenu med alle de ressourcer, du har oprettet. Vælg den relevante ressource; for eksempel kunne en opgave kaldet "Wire light fixtures" tildeles ressourcen "Elektriker".
Trin 4. Kontroller ressourceallokeringen i ressourcegrafvisningen
Efter at have oprettet din tidsplan og tildelt ressourcer, kan du tjekke for overallokering. For at gøre dette skal du klikke på "Vis" og vælge "Ressourcegraf". Du får lov til at vælge hver ressource og se dens fordeling i hele projektet. Hver arbejdsdag vises langs den vandrette akse, og ressourceforbrug udtrykkes som en procentdel langs den lodrette akse.
- Ethvert punkt, hvor en ressource overstiger 100 procent brug, repræsenterer en overallokering (hvilket betyder, at ressourcen umuligt kan udføre alle de opgaver, der er tildelt den på den givne tid). Overallokering er repræsenteret med rødt. For at afhjælpe dette skal du øge opgavens varighed, tildele flere ressourcer til opgaverne eller flytte samtidige opgaver for at skabe mindre overlapninger.
- Ethvert punkt, hvor ressourcen bruges meget lidt, kan pege på ineffektiv underallokering. Overvej at reducere opgavens varighed eller bruge færre samlede ressourcer.