I betragtning af at over 300 milliarder e -mails sendes og modtages hver dag, er det ikke overraskende, at folk har udviklet "e -mail -træthed". Derfor er det så vigtigt at skrive effektive e-mails, der klart og præcist får din pointe frem-du vil ikke have, at folk ikke læser din mødeinvitations-e-mail fuldt ud, fordi den er alt for lang eller uklar. Bare rolig-denne wikiHow vil guide dig gennem alt, hvad du skal gøre, når du skriver en e-mail til en mødeinvitation, f.eks. Hvordan du skriver en stærk emnelinje, hvad du skal sige i din e-mail, og hvordan du kan bruge en kalender -app for at gøre tingene lettere.
Trin
Metode 1 af 3: Skrivning af en stærk emnelinje
Trin 1. Skriv en kort, relevant emnelinje med dato og emne for mødet
Inkludering af disse detaljer betyder, at folk ved, hvornår det er, og hvad der skal diskuteres uden selv at åbne e -mailen. For eksempel kan du skrive "Møde 12/8: Nye rapporteringsretningslinjer."
Advarsel:
At udelade emnet for mødet vil sandsynligvis få folk til at svare og spørge, om det er relevant for deres afdeling, eller om deres fremmøde er obligatorisk, så sørg for at angive emnet!
Trin 2. Bed om bekræftelse af fremmøde i emnelinjen
Hvis du har brug for at vide, hvem der kommer til mødet, skal du bede om bekræftelse i emnelinjen. På den måde ved de, at de skal svare hurtigst muligt, selv før de åbner e -mailen. Du skriver måske "Fredag d. 10/6 HR -møde, bekræft venligst ASAP."
Du kan også skrive, "Venligst svar: HR -møde 10/6."
Trin 3. Lad dem vide, om det er et nødmøde i emnelinjen
Hvis det er et presserende eller tidssensitivt problem, der berettiger til et møde med det samme, tilføj en følelse af hastende karakter til emnelinjen. For eksempel kan du skrive noget i retning af "Nødmøde mandag 2/31: Cybersikkerhed."
Det er også vigtigt at notere sig emnet for mødet for at give dem en ide om, hvad de kan forvente
Trin 4. Angiv, om fremmøde er obligatorisk eller foreslået
Hvis du arbejder for en stor virksomhed, er nogle menneskers tilstedeværelse muligvis ikke påkrævet til hvert møde. Angiv den relevante afdeling i emnelinjen, eller lad modtagerne vide, om de skal deltage. For eksempel kan du skrive "Obligatorisk marketingmøde 10/6."
Hvis mødet ikke er påkrævet, kan du skrive: "Foreslået møde 10/6 om effektiv forskningstaktik."
Trin 5. Brug hele ord i din emnelinje for at undgå forvirring
Forkortelser kan virke effektive, men de er ikke så specifikke som fulde ord og kan forårsage forvirring. For eksempel kan "SAP" betyde "systemer og behandling" eller "prøveudtagnings- og analyseplan" afhængigt af hvem der er og ikke kender din lingo.
Det er dog i orden at bruge almindelige forkortelser som "RSVP", "HR" og "Ons"
Metode 2 af 3: Udformning af din e -mails krop
Trin 1. Skriv en kort, venlig introduktion og en kort note
Det er nødvendigt at præsentere dig selv, hvis du arbejder for et stort firma, eller hvis du ikke kender alle endnu. Det er også vigtigt at nævne i denne korte introduktion, hvis dokumenter eller forsyninger skal udfyldes og/eller bringes til mødet.
Gør din introduktion personlig eller relevant for arbejdet. For eksempel "Hej team, jeg glæder mig til det nye program lanceres i næste uge!"
Tip:
Mind modtagerne, hvis de har brug for at udføre opgaver eller tage noget med til mødet. For eksempel "Som en påmindelse, medbring 4 udskrevne kopier af dine leverandørkontaktlister."
Trin 2. Angiv mødedato og -tidspunkt på sin egen linje, så det skiller sig ud
Dette er vigtig information for, at folk kan deltage i mødet, så du vil have, at det er klart og skiller sig ud fra resten af teksten. Indryk 2 linjer over og under det og/eller sæt det med fed skrift.
- Eksempel: “6. oktober, 10:30 - 11:45”
- Hvis mødet er online, skal du angive tidszonen, så folk i forskellige tidszoner ikke går glip af grund af fejlkommunikation. For eksempel kan du skrive: "6. oktober, 10:30 - 11:45 (PST)"
Trin 3. Angiv placeringen efter dato og klokkeslæt
Få placeringen til at skille sig ud lige så meget som dato og klokkeslæt-især hvis du møder et nyt sted, hvis det er svært at finde, eller hvis du ved, at nogle af modtagerne ikke er bekendt med placeringen. Til virtuelle møder (enten gennem et live forum eller videochat) skal du angive et link til forummet eller et videoopkald for let adgang.
Vær så detaljeret som muligt, når du giver anvisninger. Som et eksempel:”Kom venligst til mødelokale 592 i Timaren -bygningen (209 Nix St.). Værelse 592 er placeret i bygningens 2. etage, så du skal tage elevatoren op fra stueetagen, afslutte 12 og bruge elevatorer på bygningens sydside (til venstre) for at gå op til 59. etage.”
Trin 4. Del formålet med mødet
Lad modtagerne vide, hvad mødet vil opnå. At tilbyde en kort dagsorden for mødet vil hjælpe dem med at genkende, hvilke opgaver der skal udføres på forhånd. Du kan simpelthen angive emnet (f.eks. "Cybersecurity Update"), eller du kan angive en tidslinje:
- 10:30 - 10:45 Del statusopdateringer til projekt
- 10:45 - 11:10 Sammenlign og vælg levedygtige tilbud
- 11:10 - 11:30 Brainstorming og mål til lancering
Trin 5. Korrekturlæs din e -mail for grammatiske og faktuelle fejl
De vigtigste ting at korrekturlæse er dato, klokkeslæt og sted for mødet, så sørg for at have dem korrekte! Du kan også korrekturlæse din introduktion, dagsorden eller andre noter, som du måske har inkluderet for at sikre, at du har dækket alt det grundlæggende.
Læs din e -mail højt for at sikre, at din skrivning er klar og kortfattet, før du sender den ud
Metode 3 af 3: Brug af Outlook eller et integreret kalenderprogram
Trin 1. Klik på "Nyt møde" under fanen Hjem i Outlook
Hvis din virksomhed bruger en kommunikationsdatabase med en integreret kalender, f.eks. Outlook, kan du bruge den til at oprette dit møde. Det er typisk det foretrukne kontaktpunkt for mennesker, du arbejder med.
Hvis din virksomhed ikke bruger Outlook eller lignende, kan du bruge din arbejdsrelaterede e-mail til at sende invitationen
Trin 2. Vælg et tidspunkt og en dato i vinduet "Planlægningsassistent"
Når du har oprettet et nyt møde, vises kalendervinduet. Klik på "Planlægningsassistent" og fremhæv en tilgængelig tid og dato for dit møde.
Sørg for, at det er et tidspunkt, hvor du og de tiltænkte deltagere er tilgængelige. Afhængigt af din virksomheds applikation skal du muligvis justere dine visningsindstillinger for at vise alles tidsplan (ud over din egen)
Trin 3. Tilføj deltagere ved at indtaste deres navne eller bruge din adressebog
Klik på tekstlinjen for manuelt at indtaste navne eller rulle gennem din adressebog og vælge deres navne fra listen. Brug funktionen "Planlægningsassistent" til at kontrollere andres tilgængelighed.
Hvis folk ikke er tilgængelige, vises deres navne fremhævet. Assistenten viser endda anbefalede tidsrum, der passer til dig og deltagernes skemaer
Trin 4. Indstil start- og sluttiderne for mødet
Sørg for, at mødedatoen er den dato, du valgte tidligere, og klik på kalenderknappen for at foretage eventuelle ændringer, hvis det er nødvendigt. Brug derefter rullelisterne til højre for tidslisterne til at vælge de korrekte start- og sluttider.
Tilføjelse af sluttider er mest respektfuld for folks tid, så de ved, hvad de kan forvente og kan planlægge deres pendling eller arbejde omkring mødet
Trin 5. Klik på "Aftale" under fanen "Møde" øverst på skærmen
Hvis du klikker på denne knap, vender du tilbage til skærmen med den generelle aftale, og du skal se din indtastning planlagt. Herfra kan du tilføje et emne, en placering og noter.
Hvis du ikke kan se din post planlagt på aftaleskærmen, skal du gå tilbage og gentage processen, indtil den vises
Trin 6. Vær specifik, når du indtaster emnet, placeringen og noterne
Lad modtagerne vide, hvad mødet handler om med et par korte ord (f.eks. "Kommende produkttest"). Vær specifik om placeringen, og giv anvisninger, hvis det ikke er et typisk mødested, eller hvis det er svært at komme til. Tilføj eventuelle yderligere noter (som alt forarbejde), der er relevante for mødet.
- Angiv adressen på stedet, selvom du tror, de allerede kender det.
- Klik på "send", når du er færdig.
Tip:
Undgå alt for brede emner som "brainstorming", fordi det ikke fortæller folk meget om formålet med mødet. I stedet kan du sige "brainstorme leverandører til nyt produkt."
Tips
- Når du korrekturlæser din e -mail eller invitation, skal du holde den kort og præcis.
- Brug en venlig, professionel skrivetone.
- Dobbeltklik på modtagerlisten for at sikre, at alle, der skal være der, er inviteret.
- Skriv adresser i linjen "bcc", hvis du vil have, at alle adresser forbliver skjult for modtagerne.
Advarsler
- Send ikke invitationen eller e -mailen uden dato, tid og sted. Det vil sandsynligvis frustrere dine inviterede, og du får en masse svar, der beder om disse oplysninger.
- Skriv ikke med store bogstaver, det vil blive fortolket som råben og er meget uprofessionelt.
